Déploiement de l'Arca'87 sur AssoClub

Outil de Gestion globale et sécurisé d’associations

Décembre 2021

Suite à ma proposition d'une gestion globale de notre amicale en 2020, nous étions à la recherche d’une solution.

Le but était de regrouper et gérer à la fois le suivi de nos adhérents, le secrétariat, la comptabilité et nos événements dans un souci de sécurité. Jusqu'à présent, chacun gérait de son côté avec ses propres logiciels, parfois différents les uns des autres et les échanges pouvaient s'en trouver plus complexes.

En Octobre 2020, le Conseil d’Administration de l’Arca’87 a validé l'idée pour notre amicale.

Après de nombreuses recherches, propositions et au final comparaison de deux solutions, le choix s’est porté sur AssoClub, application en ligne sécurisée. La mise en place de ce projet m'a été confiée.

S’en est suivi une période d’un an pendant laquelle les membres du Bureau et moi-même, futurs utilisateurs de cet outil de travail, avons pu le prendre en main. Nous l’avons fait via une plateforme de démonstration, sans risque, avec des données fictives.

Le 30 Juin 2021, une nouvelle présentation plus détaillée a été faite et, décision a été prise d’un démarrage pour l’exercice 2022. Nous disposions d'une période de Test de 2 mois gratuits, soit à compter du début Novembre 2021. Non plus en mode « démonstration », mais bien  en Test réel, grandeur nature avec nos propres données.

La formule « Chêne » d’AssoClub a été retenue car répondant au plus près aux besoins de notre amicale.

Coût annuel, 100 € H.T.

Le Conseil d’Administration lors de sa réunion d’octobre 2021 a validé la souscription à cet outil.

J’ai donc procédé à l’inscription et l’identification de l’Amicale Arca’87 sur AssoClub avec :

- Transfert des données de l’association

- Exportation du fichier des Adhérents après un formatage préalable

- Préparation :

 Du Bureau

 Du Conseil d’Administration

 Des différentes Commissions, etc

A compter du 1er Décembre 2021 et journées suivantes, nous avons saisi l’ensemble des écritures comptables de l’exercice 2021, afin de mieux maîtriser les mécanismes de cet outil de gestion, et d’adapter les différents postes comptables en fonction de nos besoins.

Une tâche de longue haleine qui nous a permis de constater le rendu conforme du résultat comptable de l’exercice 2021.

Il reste encore des réglages et des automatismes à acquérir. C’est pour cette raison que, les exercices 2021 et 2022 seront gérés en double à la fois sur AssoClub et « à l’ancienne ».

Ce système de gestion en ligne est entièrement sécurisé, crypté et sauvegardé sur de nombreux serveurs répartis en des lieux différents. Donc aucun risque de pertes ou de fuites.

Il répond en outre aux règles strictes de la CNIL (Commission Informatique et Libertés) et aux dernières obligations RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) entrées en application le 25 Mai 2018 avec notamment une traçabilité de nos interventions (connexions et saisies).

Vous pouvez retrouver l’ensemble de ces mesures de sécurité sur leur site https://www.assoclub.fr

En parallèle du site Internet de l'amicale sur lequel vous vous trouvez, vous aurez ainsi à votre disposition une application complémentaire et évolutive.

Le déploiement de l'accès aux adhérents sur l'espace Arca'87 d'AssoClub se fera de manière progressive.

Après l’attribution des droits, chaque adhérent disposant d’une adresse mail recevra un message d’AssoClub via l’adresse mail assoclub.fr@gmail.com. Ce mail précisera l’adresse Internet de l'application avec :

Identifiant (Login) : Votre adresse mail transmise à l’amicale *
                             Mot de passe :  ********
Ce Mot de Passe est à modifier très facilement dans votre profil (vivement recommandé). Pensez à le retenir !

 Certaines rares adresses mail nous reviennent encore régulièrement en erreur. Si vous ne recevez aucun mail de votre amicale, Merci de vérifier la vôtre et nous transmettre la bonne afin de recevoir nos informations et invitations.

Ce mail précise en outre les droits de chacun, y compris ceux réduits pour chaque adhérent.

Tout cela se fera progressivement à compter du début d’année 2022.

Bien évidemment, chacun ne pourra accéder qu’à son profil personnel et aux informations concernant l’amicale.

En attendant, je vous invite à visiter le site d’AssoClub à https://www.assoclub.fr pour vous faire une idée plus précise de cette application de gestion et découvrir l’ensemble des mesures de sécurité prises.

Vous pouvez même si vous le souhaitez, vous essayer à cet outil dans l’espace démonstration.

Ce nouvel outil va nous permettre de regrouper, simplifier et sécuriser la gestion de notre amicale et nous pourrons ainsi travailler tous en même temps sur le même espace avec les mêmes données à distance.

Daniel BELDIO - Webmaster

https://arca87.assoclub.fr/

Contact : dbeldio@orange.fr

Ouverture d'AssoClub aux Adhérents

Novembre 2022

Le 20 Octobre 2022, le Conseil d'Administration de l'Arca'87 a décidé d'ouvrir l'espace AssoClub à l'ensemble des Adhérents.

Depuis les 24 et 25 Novembre, vous avez tous reçu votre Identifiant et Mot de Passe (provisoire) vous permettant d'accéder à l'espace AssoClub de l'Amicale.

Vous avez maintenant accès à votre profil, à un agenda avec les événements du mois, à la liste détaillée de toutes les manifestations à venir sur l'année, aux écritures comptables vous concernant, etc…

Cet espace sera évolutif en fonction des décisions prises en Conseil d'Administration et de votre utilisation.

Soyez curieux ! Bonne découverte.

En cas de besoin, merci de me contacter :

Daniel BELDIO : dbeldio@orange.fr